WISSENS-Speicherung für kleine Unternehmen


Wenn Mitarbeiter aus Unternehmen ausscheiden ist oft in großer Teil des Fachwissens weg. Mit Aufwand muss das verlorene Know-how wieder erarbeitet werden.

Ablageboxen und Ordner werden durchforstet und man stellt fest, dass jede Person ein eigenes Ablagesystem verwendet dass Anderen kaum erkennbar ist. Wichtiges von unwichtigen zu Trennen ist die Kunst der Selektion. Zur Sicherheit werden diverse Unterlagen noch eine Weile aufgehoben und dann vernichtet.

Will man Informationen jedoch Dritten zugänglich machen müssen sie von Anfang an bewertet und nach Kategorien geordnet werden damit sie später auch gefunden werden.

Google bietet dazu mit Google Sites“ ein kostenloses Tool an dass einfach anzuwenden ist. Im Prinzip geht es darum auf einfachste Weise ein eigenes Wiki oder Projektseiten anzulegen und mit mehreren Nutzern zu teilen. Bringt man Mitarbeiter dazu das eigene Firmenwissen auf diese weise Allen zugänglich zu machen kann kann Google Sites als firmeninternes Archiv oder Projektplattform genutzt werden.

Wichtig ist, dass Grundregeln für die Archivierung und Wissensspeicherung definiert werden damit Allen klar ist wie gespeichert werden soll damit das Wissen langfristig nutzbar bleibt. Klare Definitionen ober Thema, Gruppen, Wichtigkeit und zeitliche Relevanz müssen getroffen werden.

Ist das geklärt geht es zuerst darum das Wiki für sich selbst zu nutzen um sich mit dem System vertraut zu machen.

Das eigene digitale Büro entsteht!

Nach kurzer Zeit hat sich die eigene Wissensstruktur selbständig entwickelt. Im zweiten Schritt werden Arbeitskreise gebildet um mehrere Wikis zusammen zu führen. Idealerweise sollten die Arbeitsgruppen an einem gemeinsamen Thema (Projekt) arbeiten um entsprechende Informationen auszutauschen.

Google Sites bietet auch die Möglichkeit direkt im Projekt Dateien anzuhängen und Kommentare zu posten um die Diskussion weiter voranzubringen.

Die so entstehenden Projekt-Wikis werden im dritten Schritt in eine übergeordnete Struktur gebracht und auf alle Unternehmensbereiche ausgedehnt. Und in einem vierten Schritt sollte überlegt werden das Wiki auch gegenüber Kunden und Lieferanten – in Teilbereichen – zu öffnen und die Wissensvernetzung voran zu bringen.

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